Quando si parla di rimborso spese, ci si riferisce alle somme che il lavoratore dipendente ha anticipato per conto dell’azienda . Infatti, se i lavoratori dipendenti utilizzano il proprio denaro per spese aziendali, hanno diritto a ricevere un rimborso spese che li risarcisca dei pagamenti sostenuti, in accordo con le policy aziendali.
Il caso più frequente di rimborso spese è dato dalle trasferte di lavoro, ossia, in quei momenti in cui il dipendente è chiamato a svolgere la propria mansione lavorativa al di fuori della sede di
lavoro. Il rimborso spese è erogato in busta paga, in alcuni casi, in seguito alla compilazione di una nota spese.
In particolare, i dipendenti hanno diritto al rimborso di: spese di viaggio, spese di ristorazione, spese di alloggio e spese telefoniche. Entità e natura del rimborso dipendono dall’inquadramento del lavoratore.
Tipologie di rimborso
Rimborso chilometrico dipendenti
Il rimborso chilometrico viene concesso quando il lavoratore dipendente fa trasferte per conto dell’azienda utilizzando la propria auto o una vettura a noleggio all’interno e al di fuori del territorio comunale dove ha sede l’azienda. Gli importi del rimborso, in entrambi i casi, dipendono da diversi fattori e possono essere anche sottoposti a tassazione.
Nel caso di spese imponibili bisogna citare anche il rimborso chilometrico all’interno del comune in cui è presente la sede di lavoro. Questo è un costo deducibile per l’azienda, in questo caso, il calcolo del rimborso chilometrico avviene tramite tabelle ACI, che quantifica l’importo dei rimborsi spettanti ai dipendenti che utilizzano la propria auto per svolgere attività lavorative.
Al fine di ottenere il rimborso è obbligatorio conservare tutti i documenti come scontrini e fatture che attestino le avvenute spese. Ricordiamo, inoltre, che l’attuale legge impone il pagamento dei carburanti con strumenti tracciabili.
Per spostamenti fuori dal proprio territorio comunale esistono tre tipologie di rimborso:
- Rimborso forfettario: viene restituita una somma prestabilita, concordata tra il datore di lavoro e il lavoratore in via forfettaria. L’importo è quindi stabilito a priori, decidendo un importo congruo, in questo caso il lavoratore non è obbligato a giustificare le spese sostenute e quindi a non dover compilare la nota spese.
- Rimborso spese analitico o a piè di lista: in questo caso le spese di vitto, alloggio, viaggio, trasporto vengono anticipate dal dipendente e non corrono alla formazione del suo reddito. Il rimborso viene effettuato previa presentazione della dettagliata documentazione da parte del dipendente di tutte le spese aziendali sostenute, compilando la nota spese.
- Rimborso spese misto: si tratta di una sorta di compromesso tra i due sistemi citati fino ad ora. Viene associato il rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio a un riconoscimento di indennità forfettaria. In altre parole, il rimborso misto prevede la restituzione di una somma forfetaria concordata in anticipo su base giornaliera e il rimborso analitico delle spese sostenute. Anche in questo caso è necessario avere tutti i documenti che attestino le spese sostenute e compilare la nota.
